GIẢI THÍCH VỀ POSITIVE PAY: CÁCH THỨC NGĂN CHẶN GIAN LẬN THANH TOÁN

Positive Pay hoạt động như thế nào?

Positive Pay là dịch vụ quản lý tiền mặt do các ngân hàng cung cấp, chủ yếu nhằm ngăn chặn gian lận thanh toán séc và ACH. Dịch vụ này thường được các doanh nghiệp sử dụng thông qua bộ phận kho bạc để bảo vệ các khoản thanh toán ra. Về cơ bản, Positive Pay hoạt động bằng cách đối chiếu séc hoặc thanh toán điện tử được xuất trình để xử lý với danh sách các khoản thanh toán đã được doanh nghiệp gửi đến ngân hàng. Nếu có sự không khớp về số tài khoản, số séc hoặc số tiền thanh toán, ngân hàng sẽ không tự động xử lý khoản thanh toán. Thay vào đó, ngân hàng sẽ đánh dấu đó là một "ngoại lệ", chờ doanh nghiệp xem xét. Bước quan trọng này giúp xác định các khoản thanh toán trái phép hoặc đã bị thay đổi trước khi chuyển tiền.

Trên thực tế, một doanh nghiệp sử dụng Positive Pay sẽ gửi một tệp đến ngân hàng của mình, trong đó ghi chi tiết tất cả các séc hoặc khoản thanh toán ACH đã phát hành. Tệp này thường bao gồm:

• Số séc
• Số tài khoản
• Séc hoặc số tiền thanh toán
• Ngày phát hành
• Thông tin người nhận thanh toán (cho phiên bản nâng cao)

Khi séc được xuất trình để thanh toán bù trừ hoặc nhận được yêu cầu ghi nợ ACH, ngân hàng sẽ so sánh giao dịch đến với dữ liệu đã được ủy quyền. Nếu trùng khớp, giao dịch sẽ được tiếp tục. Nếu không, ngân hàng sẽ tạo báo cáo ngoại lệ, cho phép công ty quyết định chấp thuận hay từ chối khoản mục trước khi giải ngân.

Dịch vụ này cũng có nhiều biến thể, bao gồm:

• Thanh toán Tích cực Ngược: Trong phiên bản này, ngân hàng cung cấp cho công ty danh sách các giao dịch đã thu thập, và công ty sẽ chủ động xem xét và chấp thuận chúng trước khi xử lý.
• Thanh toán Tích cực cho Người nhận: Phiên bản nâng cao này bao gồm tính năng so khớp tên người nhận, giúp phát hiện các công cụ bị thay đổi hoặc giả mạo nhằm mục đích thay đổi thông tin người nhận.

Nhiều ngân hàng cũng cung cấp Thanh toán Tích cực như một phần của Hệ thống Quản lý Kho bạc tích hợp, giúp tăng cường bảo mật doanh nghiệp và kiểm soát nội bộ trên nhiều kênh thanh toán. Mục tiêu chung là tạo ra một quy trình xác thực kép - quy trình mà dữ liệu thanh toán và phương tiện thanh toán phải đồng bộ - hạn chế khả năng các giao dịch gian lận lọt qua.

Các doanh nghiệp phát hành khối lượng thanh toán lớn nhận thấy Positive Pay đặc biệt hiệu quả, vì tự động hóa hiệu quả kết hợp với xử lý ngoại lệ giúp giảm gánh nặng nguồn lực, đồng thời tăng cường khả năng hiển thị và kiểm soát. Hơn nữa, giải pháp này hỗ trợ tuân thủ quy định bằng cách đảm bảo kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với các giao dịch tài chính.

Quy trình triển khai tương đối đơn giản. Bộ Tài chính phối hợp với các ngân hàng của mình để thiết lập định dạng và tần suất gửi các khoản thanh toán đã phát hành, đồng thời đào tạo nhân viên về các quy trình quản lý ngoại lệ để đảm bảo phản hồi nhanh chóng khi phát hiện bất thường. Hầu hết các hệ thống hiện nay đều tương thích với nền tảng ERP, cho phép tích hợp liền mạch và cập nhật theo thời gian thực.

Cho dù thông qua tải tệp trực tiếp hay hệ thống hỗ trợ API, việc giám sát Positive Pay theo thời gian thực vẫn là một biện pháp bảo vệ thiết yếu trước tình trạng gian lận séc và lừa đảo ACH ngày càng gia tăng. Bằng cách ngăn chặn việc thực hiện thanh toán đối với các giao dịch trái phép hoặc bị thay đổi, giải pháp này đóng vai trò là một thành phần quan trọng của các chiến lược quản lý rủi ro tài chính hiện đại.

Tại sao các công ty sử dụng Positive Pay

Các công ty sử dụng Positive Pay như một công cụ chiến lược để cải thiện bảo mật thanh toán và giảm thiểu rủi ro gian lận tài chính. Trong thời đại gian lận séc và lừa đảo liên quan đến ACH đang gia tăng, các doanh nghiệp phải chủ động bảo vệ dòng tiền ra của mình. Positive Pay cung cấp một phương pháp tiếp cận có hệ thống cho phép bộ phận kho bạc xác thực từng séc hoặc khoản thanh toán điện tử trước khi giải ngân, từ đó đóng vai trò là điểm kiểm tra cuối cùng trước khi giá trị được chuyển giao.

Một trong những lợi ích chính là phòng ngừa gian lận. Cho dù đó là rửa séc, séc giả hay số tiền thanh toán bị thay đổi, các hoạt động gian lận thường nhắm vào các lỗ hổng trong giao dịch giấy tờ và điện tử. Positive Pay ngăn chặn những nỗ lực này bằng cách đảm bảo mọi khoản thanh toán được xuất trình đều khớp chính xác với những gì công ty đã ủy quyền. Cơ chế xác minh chủ động này ngăn chặn những kẻ gian lận tiềm ẩn vì khả năng thành công được giảm đáng kể.

Ngoài ra, Positive Pay còn hỗ trợ tuân thủ kiểm soát nội bộ. Nhiều tổ chức, đặc biệt là trong các ngành được quản lý chặt chẽ hoặc các tổ chức quản lý trách nhiệm ủy thác, phải tuân thủ các tiêu chuẩn kiểm soát tài chính nội bộ nghiêm ngặt. Positive Pay đóng vai trò là tài liệu đáng tin cậy cho hoạt động thanh toán, qua đó đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và quản trị về thẩm quyền và tính minh bạch.

Xét về mặt kho bạc, Positive Pay nâng cao hiệu quả hoạt động. Mặc dù có vẻ như đây chỉ là một bước trong quy trình thanh toán, nhưng tính năng tự động hóa do các nền tảng ngân hàng cung cấp cho phép việc truyền tải các tệp thanh toán đã phát hành hàng ngày với ít thao tác thủ công nhất. Các trường hợp ngoại lệ, thường là cốt lõi của việc phát hiện gian lận, được tự động gắn cờ, chỉ cần xem xét và ra quyết định có chọn lọc thay vì phải đối chiếu thủ công toàn diện.

Những lợi ích chính của Positive Pay đối với các công ty bao gồm:

• Giảm đáng kể rủi ro gửi séc giả hoặc séc bị sửa đổi
• Cảnh báo theo thời gian thực cho bất kỳ giao dịch nào không khớp với dữ liệu đã được phê duyệt trước
• Quy trình xử lý ngoại lệ có thể tùy chỉnh, phù hợp với mức độ chấp nhận rủi ro của tổ chức
• Giảm trách nhiệm pháp lý đối với các khoản thanh toán trái phép, chuyển rủi ro gian lận sang ngân hàng khi hệ thống tuân thủ
• Cải thiện mối quan hệ với các tổ chức tài chính thông qua quan hệ đối tác giảm thiểu rủi ro

Một ứng dụng quan trọng khác nằm ở dự báo tiền mặt và quản lý thanh khoản. Vì Positive Pay yêu cầu gửi thông tin thanh toán chi tiết trước khi giải ngân thực tế, các công ty có thể nắm bắt sớm hơn về dòng tiền ra. Các nhà quản lý kho bạc sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định sáng suốt hơn liên quan đến đầu tư ngắn hạn, định vị tiền mặt hoặc vay nợ.

Đối với các doanh nghiệp phân cấp hoặc hoạt động tại nhiều địa điểm, Positive Pay áp dụng các tiêu chuẩn xác minh thanh toán thống nhất trên khắp các chi nhánh hoặc phòng ban. Điều này rất quan trọng để đảm bảo mỗi bộ phận của tổ chức chịu trách nhiệm trước cùng một mức độ giám sát tài chính, giảm khả năng xảy ra gian lận hoặc sai sót nội bộ.

Cuối cùng, các công ty đánh giá cao Positive Pay vì vai trò của nó trong niềm tin của khách hàng và nhà cung cấp. Séc bị trả lại do hoạt động đáng ngờ hoặc giả mạo có thể làm chậm trễ việc thanh toán cho nhà cung cấp và làm tổn hại đến các mối quan hệ. Bằng cách triển khai Positive Pay, các doanh nghiệp thể hiện cam kết đối với các quy trình thanh toán an toàn, kịp thời và được xác thực - một sự đảm bảo giúp tăng cường độ tin cậy của giao dịch trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

Cho dù là khẳng định các giao thức quản trị doanh nghiệp hay phòng chống gian lận dựa trên séc và ACH, việc sử dụng Positive Pay phản ánh sự công nhận ngày càng tăng rằng tính toàn vẹn của thanh toán là không thể tách rời khỏi uy tín và thành công của doanh nghiệp.

Lợi ích của Hệ thống Thanh toán Tích cực

Việc triển khai hệ thống Thanh toán Tích cực mang lại những lợi ích đáng kể cho các tổ chức đang tìm kiếm sự kiểm soát tài chính mạnh mẽ, giảm thiểu rủi ro gian lận và nâng cao tính toàn vẹn của quy trình thanh toán. Khi các mối đe dọa kỹ thuật số ngày càng gia tăng và gian lận séc vẫn còn dai dẳng, việc áp dụng Hệ thống Thanh toán Tích cực ngày càng trở nên quan trọng hơn trong mọi lĩnh vực.

1. Tăng cường Bảo vệ Chống Gian lận
Lợi ích tức thời và quan trọng nhất là khả năng bảo vệ chống gian lận thanh toán. Hệ thống Thanh toán Tích cực ngăn chặn gian lận séc và ACH trái phép bằng cách đối chiếu từng khoản thanh toán với danh sách đã được ủy quyền trước. Hệ thống này thực sự ngăn chặn các âm mưu rửa tiền, xác nhận giả mạo và làm giả bằng cách yêu cầu dữ liệu khớp hoàn hảo.

2. Giảm Tổn thất Tài chính
Bằng cách chặn các giao dịch có khả năng gian lận ngay từ giai đoạn xử lý, doanh nghiệp tránh được việc giải ngân vốn trái phép. Điều này không chỉ ngăn ngừa tổn thất tiền tệ mà còn bảo vệ danh tiếng và uy tín tín dụng của công ty, cả trong nội bộ và với các bên bên ngoài như nhà cung cấp và đối tác tài chính.

3. Trách nhiệm giải trình và minh bạch
Positive Pay tăng cường kiểm soát nội bộ. Mọi khoản thanh toán được ủy quyền đều phải được ghi lại trước, nghĩa là các nhóm tài chính buộc phải duy trì nhật ký chính xác và trao đổi chặt chẽ giữa các phòng ban. Việc tập trung dữ liệu thanh toán này cải thiện khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình trong suốt vòng đời thanh toán.

4. Hiệu quả hoạt động
Nhiều ngân hàng cung cấp Positive Pay với tính năng tự động hóa tích hợp trơn tru vào hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Điều này giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, giảm thiểu sai sót của con người và đẩy nhanh quy trình đối chiếu hàng ngày. Các hệ thống xử lý ngoại lệ hiện nay thân thiện với người dùng và cung cấp phê duyệt di động, giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định và giảm tắc nghẽn quy trình làm việc.

5. Nâng cao khả năng sẵn sàng kiểm toán
Vì Positive Pay lưu giữ hồ sơ chi tiết về việc phát hành séc, xác thực thanh toán và các quyết định ngoại lệ, nên nó tạo ra một lịch sử kiểm toán toàn diện. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình đánh giá tài chính, kiểm toán nội bộ và kiểm tra theo quy định. Việc xử lý ngoại lệ có chú thích cũng giúp tăng cường khả năng phòng thủ trước các tranh chấp.

6. Hỗ trợ Khả năng Mở rộng Kinh doanh
Khi doanh nghiệp phát triển, khối lượng thanh toán tăng lên, và nguy cơ gian lận cũng tăng theo. Positive Pay dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh bằng cách thiết lập các giao thức trung tâm trên nhiều tài khoản, chi nhánh hoặc công ty con. Dù là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) địa phương hay doanh nghiệp toàn cầu, Positive Pay đều phù hợp với các nhu cầu hoạt động đa dạng.

7. Củng cố Mối quan hệ Ngân hàng
Khi các công ty sử dụng các công cụ phòng chống gian lận tinh vi, các ngân hàng thường mở rộng lợi ích chia sẻ rủi ro hoặc giảm các điều khoản trách nhiệm pháp lý. Một số ngân hàng có thể cung cấp các khoản hoàn tiền hoặc các điều khoản ưu đãi khi khách hàng thực hiện các biện pháp kiểm soát kho bạc chặt chẽ. Phương pháp bảo mật hợp tác này thúc đẩy mối quan hệ ngân hàng tốt hơn về lâu dài.

8. Tuân thủ các Tiêu chuẩn Ngành
Trong nhiều lĩnh vực—bao gồm các công ty đại chúng, chăm sóc sức khỏe và tài chính—các hướng dẫn theo quy định yêu cầu các biện pháp kiểm soát tài chính nghiêm ngặt. Positive Pay cung cấp bằng chứng hữu hình về các nỗ lực phòng chống gian lận, hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn như SOX (Đạo luật Sarbanes-Oxley) và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

9. Kiểm soát và Linh hoạt Tùy chỉnh
Các doanh nghiệp có thể cấu hình các quy tắc Positive Pay phù hợp với mức độ chấp nhận rủi ro của mình. Một số doanh nghiệp có thể chọn tự động từ chối tất cả các trường hợp không khớp, trong khi những doanh nghiệp khác cho phép các giám đốc điều hành được ủy quyền phê duyệt các mục bất thường theo cách thủ công. Quy trình làm việc có thể cấu hình mang lại sự linh hoạt mà không làm suy yếu tính bảo mật.

Việc áp dụng hệ thống Positive Pay không chỉ đơn thuần là một động thái phòng thủ; đó là một bước tiến chiến lược hướng tới sự toàn vẹn tài chính. Ngoài việc giảm thiểu các hành vi gian lận, nó còn tối đa hóa khả năng kiểm soát hành chính, hiệu quả hoạt động và uy tín. Trong môi trường mà gian lận mạng và gian lận séc diễn biến hàng ngày, Positive Pay vẫn là một trong những biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể thực hiện để bảo vệ hoạt động tài chính của mình.