GIẢI THÍCH VỀ QUY TRÌNH THANH TOÁN POS: TỪ KHÂU THANH TOÁN ĐẾN KHÂU THANH TOÁN

Hiểu các bước thanh toán POS ban đầu

Quy trình thanh toán tại điểm bán hàng (POS) bắt đầu từ thời điểm khách hàng chọn mua hàng và xuất trình phương thức thanh toán, thường là thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng. Từ thời điểm đó, nhiều bên liên quan — bao gồm đơn vị chấp nhận thẻ, tổ chức chấp nhận thẻ, mạng lưới thẻ và tổ chức phát hành — đóng vai trò đảm bảo giao dịch được xử lý an toàn và nhanh chóng. Quy trình này có thể được chia thành nhiều giai đoạn quan trọng: thanh toán, xác thực, bù trừ và thanh toán.

1. Bắt đầu Giao dịch

Khi khách hàng hoàn tất hành trình mua sắm, họ sẽ được chuyển hướng đến thiết bị đầu cuối POS để bắt đầu giao dịch. Phương thức thanh toán có thể là quẹt thẻ từ, lắp chip hoặc chạm thẻ không tiếp xúc. Thiết bị đầu cuối thu thập dữ liệu thanh toán được mã hóa trên thẻ của khách hàng, bao gồm:

• Tên chủ thẻ
• Số thẻ (Số tài khoản chính hoặc PAN)
• Ngày hết hạn thẻ
• Mã CVV hoặc CVC

Nếu thẻ có chip, giao dịch EMV sẽ diễn ra, bổ sung thêm một lớp dữ liệu động để chống lại các hoạt động gian lận.

2. Truyền đến Ngân hàng chấp nhận thẻ

Sau khi đọc dữ liệu thẻ, thiết bị đầu cuối sẽ mã hóa và gửi thông tin đến ngân hàng chấp nhận thẻ (còn được gọi là ngân hàng của đơn vị chấp nhận thẻ). Bước này diễn ra gần như theo thời gian thực thông qua các kênh truyền thông an toàn. Ngân hàng chấp nhận thẻ đóng vai trò trung gian, chuyển yêu cầu giao dịch đến đúng mạng lưới thẻ (ví dụ: Visa, Mastercard, American Express).

3. Định tuyến qua Mạng lưới Thẻ

Hệ thống thẻ (hoặc mạng lưới thẻ) nhận yêu cầu xác thực từ đơn vị chấp nhận thẻ và xác định ngân hàng phát hành (ngân hàng của khách hàng) chịu trách nhiệm về thẻ. Sau đó, hệ thống chuyển tiếp yêu cầu đến đơn vị phát hành để phê duyệt, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và giao thức phòng chống gian lận.

4. Quyết định của đơn vị phát hành thẻ

Tại thời điểm này, đơn vị phát hành thẻ đánh giá xem giao dịch có hợp lệ hay không bằng cách kết hợp các yếu tố:

• Số dư khả dụng hoặc hạn mức tín dụng đủ
• Trạng thái thẻ (được báo cáo là bị mất/bị đánh cắp hoặc đang hoạt động)
• Quy tắc bảo mật (ví dụ: nhập mã PIN hoặc hạn mức giao dịch)
• Lịch sử hành vi tài khoản và điểm số gian lận

Nếu được chấp thuận, đơn vị phát hành sẽ gửi mã xác thực trở lại qua chuỗi — thông qua mạng lưới đến đơn vị chấp nhận thẻ và cuối cùng đến thiết bị đầu cuối POS. Nếu bị từ chối, mã lý do sẽ được gửi kèm theo thông báo lỗi tương ứng cho khách hàng.

5. Thông báo cho khách hàng

Máy POS sẽ nhận và hiển thị kết quả. Nếu giao dịch được chấp thuận, người bán sẽ tiến hành xuất biên lai và kết thúc giao dịch. Lúc này, giao dịch được coi là đã được chấp thuận — nhưng chưa hoàn tất. Tiền vẫn chưa được chuyển.

Thanh toán bù trừ: Chuẩn bị giao dịch để thanh toán

Sau khi một giao dịch được phê duyệt tại thiết bị đầu cuối POS, giao dịch sẽ bước vào giai đoạn thanh toán bù trừ — quy trình hậu trường bao gồm việc đối chiếu, định dạng và chuẩn bị thanh toán để thanh toán cuối cùng. Trong khi phê duyệt thiết lập lệnh tạm giữ, thanh toán bù trừ đóng vai trò chính thức trao đổi thông tin chi tiết về giao dịch giữa các tổ chức tài chính.

1. Xử lý hàng loạt và biên soạn dữ liệu

Các đơn vị chấp nhận thanh toán thường xử lý hàng loạt giao dịch, nghĩa là doanh số bán hàng trong một ngày hoặc một khoảng thời gian xác định sẽ được nhóm lại trước khi gửi. Hệ thống POS hoặc cổng thanh toán sẽ biên soạn những giao dịch này thành một tệp bao gồm chi tiết từng mục cho mỗi giao dịch:

• Số tiền giao dịch và loại tiền tệ
• Mã đơn vị chấp nhận thanh toán và địa điểm
• Dấu thời gian bán hàng
• Thông tin thẻ và mã xác thực

Tệp đã biên soạn này sau đó được chuyển tiếp đến ngân hàng thu mua. Nhiều đơn vị chấp nhận thẻ gửi các lô hàng hàng ngày ngoài giờ làm việc để tối đa hóa hiệu quả và giảm tải hệ thống.

2. Vai trò của Đơn vị Chấp nhận thẻ và Mạng lưới

Đơn vị chấp nhận thẻ xem xét tính đầy đủ và chính xác của dữ liệu giao dịch trước khi chuyển tiếp đến mạng lưới thẻ phù hợp. Ở giai đoạn này, điều quan trọng là các định dạng phải tuân thủ các quy tắc và tiêu chuẩn thanh toán bù trừ của từng mạng lưới (ví dụ: ISO 8583).

Hệ thống thẻ đóng vai trò trung tâm trong việc định tuyến và chuyển đổi thông tin sang định dạng mà ngân hàng phát hành có thể hiểu được. Hệ thống cũng đóng dấu thời gian dữ liệu để tham khảo trong tương lai, phí liên kết và đảm bảo cả đơn vị chấp nhận thẻ và đơn vị phát hành đồng bộ về số tiền và điều khoản.

3. Phí Xử lý và Hoàn trả

Là một phần của quá trình thanh toán bù trừ, phí trao đổi được tính toán — chi phí mà đơn vị chấp nhận thẻ phải chịu — và khoản phí này sẽ được khấu trừ sau trong giai đoạn thanh toán. Nếu một giao dịch được gắn cờ để xem xét hoặc có thể xảy ra tranh chấp trong tương lai, các chỉ số liên quan (chẳng hạn như AVS không khớp hoặc vị trí đáng ngờ) sẽ được ghi lại trong quá trình thanh toán bù trừ.

4. Khung thời gian và Tác động đến Ngày làm việc

Việc thanh toán bù trừ không đại diện cho việc chuyển tiền nhưng rất cần thiết để chuẩn bị cho việc thanh toán chính xác, không tranh chấp sau này. Quá trình này có thể mất từ ​​vài giờ đến cả ngày, tùy thuộc vào thời gian cắt lệnh và loại thẻ được sử dụng. Ví dụ: các giao dịch thẻ ghi nợ nội địa có thể được thanh toán nhanh hơn thẻ tín dụng xuyên biên giới do tính phức tạp của mạng lưới được giảm thiểu và sự giám sát theo quy định.

5. Chuẩn bị Thanh toán

Sau khi tất cả dữ liệu được xác thực và mỗi bên đồng ý về các chi tiết, giao dịch sẽ được "thanh toán bù trừ". Ngân hàng phát hành lúc này dự kiến ​​sẽ nhận được hướng dẫn tài chính yêu cầu chuyển tiền thực tế — sẽ được xử lý trong bước tiếp theo và cuối cùng: thanh toán bù trừ.

Giai đoạn cuối cùng: Hoàn tất Chu kỳ Thanh toán POS

Bước cuối cùng trong quy trình thanh toán POS là quyết toán — tại đó tiền chính thức được chuyển từ ngân hàng phát hành của chủ thẻ sang tài khoản ngân hàng của đơn vị chấp nhận thẻ. Trong khi việc ủy ​​quyền và bù trừ đặt nền tảng, việc quyết toán hoàn tất chu kỳ giao dịch và cung cấp thanh khoản cho đơn vị chấp nhận thẻ.

1. Phát hành Chuyển khoản Ngân hàng

Sau khi nhận được lệnh quyết toán tài chính từ mạng lưới thẻ, ngân hàng phát hành sẽ bắt đầu thanh toán cho ngân hàng chấp nhận thẻ. Số tiền được phát hành phản ánh giá trị giao dịch đã được ủy quyền trừ đi phí trao đổi và các loại phí khác của hệ thống thẻ. Việc chuyển tiền này được thực hiện thông qua các hệ thống thanh toán ngân hàng đã được thiết lập, chẳng hạn như hệ thống thanh toán bù trừ tự động (ACH) hoặc SWIFT, tùy thuộc vào khu vực địa lý và loại giao dịch.

2. Ngân hàng chấp nhận ghi có cho Đơn vị chấp nhận thẻ

Sau khi nhận được tiền, ngân hàng chấp nhận thẻ sẽ gửi số tiền cuối cùng vào tài khoản doanh nghiệp của đơn vị chấp nhận thẻ. Điều này thường diễn ra trên cơ sở T+1 hoặc T+2 — nghĩa là một hoặc hai ngày làm việc sau ngày giao dịch, mặc dù điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào:

• Thỏa thuận thanh toán của người bán
• Loại thẻ (ghi nợ hay tín dụng)
• Vị trí địa lý
• Hồ sơ rủi ro và lịch sử giao dịch

3. Báo cáo và Đối chiếu

Người bán nhận được báo cáo thanh toán chi tiết về tổng doanh số, tiền hoàn lại, khoản hoàn trả và phí đã khấu trừ trong giai đoạn thanh toán bù trừ. Việc đối chiếu chính xác là rất quan trọng để khớp doanh số với tiền gửi. Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tích hợp với POS hoặc cổng thanh toán của họ để đơn giản hóa quy trình này và nhanh chóng xác định sự không nhất quán.

4. Xử lý Ngoại lệ

Đôi khi, các giao dịch có thể không được thanh toán như mong đợi do:

• Không đủ tiền trong tài khoản của chủ thẻ
• Giao dịch gian lận hoặc tranh chấp
• Sự không khớp kỹ thuật giữa dữ liệu thanh toán bù trừ và dữ liệu ủy quyền

Những trường hợp này được xử lý thông qua các cơ chế giải quyết tranh chấp chính thức, với việc hoàn trả dựa trên các quy tắc của chương trình thẻ để bảo vệ người tiêu dùng và đảm bảo sự công bằng cho người bán.

5. Minh bạch và Tin cậy

Hiệu quả và độ tin cậy của giai đoạn thanh toán là rất quan trọng để duy trì niềm tin giữa tất cả các bên. Người bán dựa vào việc nạp tiền đúng hạn, bên thu tiền dựa vào báo cáo chính xác và chủ thẻ mong đợi sự rõ ràng trong các sao kê. Khi các giao dịch kỹ thuật số phát triển, việc đảm bảo quy trình thanh toán suôn sẻ giúp giảm thiểu hoàn trả, giảm gian lận và xây dựng niềm tin tài chính lâu dài giữa người bán và khách hàng.